以前，很多配件企業都是手工記賬，每次與客戶對賬時都費時費力，需要找到原始訂單、出庫單和付款憑證。如果配件企業缺少現貨，只交付了部分訂單，那問題就更復雜了，哪些配件還未交付?還有多少配件欠款?未交付的配件何時到貨?查找這些信息在手工記賬時代非常困難。

信息化給企業帶來了巨大改變，越來越多的企業開始采用系統來替代人工，不僅提升了企業的經營效率，也幫助企業隨時查找數據，大大提升了數據的及時性和準確性。

現在，配件企業普遍都使用了進銷存軟件，來管理配件的入庫、銷售、補庫計劃和采購，大大降低了手工記賬的工作量，賬目的精確度也大大提升。

然而，配件進銷存軟件除了記賬功能外，系統還產生了大量進銷存數據，數字化時代，數據就是新的“石油”，這些數據能夠幫助企業洞察自身經營中的問題和風險，指明改進方向，提升管理水平。

數據能為企業帶來價值，進銷存數據能幫助企業做好庫存計劃，從而更加精準地預測市場需求，采購用戶所需配件，提高配件的現貨滿足率。

不幸的是，庫存大數據的“油田”尚未開采，一邊是很多企業由于糟糕的庫存計劃出現庫存積壓，產生了大量浪費和風險，另一邊是能夠改善庫存計劃的數據靜靜地躺在系統里，讓企業寶貴的資金、利潤和客戶繼續大量流失。

做庫存計劃需要哪些數據?

制造商、代理商和配件店里存在著大量的過剩庫存和呆滯庫存，其原因就是缺少科學的庫存計劃。中國工程機械市場每年的配件銷量約2000億，平均庫存周轉率僅2.5次/年左右，由此推算出各級配件倉庫里共有約800億的庫存，其中有超過500億為呆滯庫存(即存儲在倉庫里卻沒有用戶需要)和過剩庫存(即雖然有用戶需要，但倉庫里存得過多的配件)，這些無效庫存造成了巨大浪費，并產生了巨大風險。

配件的進銷存數據，不僅為企業配件業務的經營提供了財務依據，而且還暴露了客戶需求的蛛絲馬跡。企業可以根據進銷存系統中的出庫、入庫、月末庫存、缺件、在途等數據，計算出每一種配件需求的均值和方差，從而根據庫存管理模型和預期的配件現貨率，計算出該配件的安全庫存(參考《從進銷存系統到三箱庫存管理模型》)。

根據從供應商的訂貨間隔和交貨周期，加上安全庫存，我們就可以確定這種配件的健康庫存水平，這就是配件庫存的“錨”，無論市場如何變化，配件庫存量都在圍繞著這個“錨”進行微調，換句話說，是圍繞著變化的市場需求在調整，從而將無效庫存降到最低，并實現較高的配件現貨率。

數據準確性問題

要做好庫存計劃，首先必須保證庫存數據的準確性。國外有句俗話，叫“狗屎進，狗屎出”，意思是說如果數據不準確，無論你使用的模型多么高級，預測出來的結果也不可信。大數據時代，數據的質量極為重要。

筆者遇到過一些企業，他們雖然購買了進銷存系統，但員工忙起來時常常不按流程操作，不使用系統下單，或者先發貨后補單。很多單據積壓在一起，等不忙的時候再一起錄入系統。由于時間過了很久，錄入系統時出庫時間、發貨數量和客戶信息都可能出錯，或出現遺漏，員工覺得訂單已經完成，系統只是補個手續，有點差錯沒關系，可基于這些數據做出的需求預測就是錯誤的。

有些配件店的老員工不會使用電腦，覺得從前手工記賬照樣賣配件，認為系統完全是多此一舉。結果年輕員工使用系統，老員工仍使用紙質單據，雖然有系統卻只有部分人使用，數據完整性當然無法保證。

企業必須教育自己的員工，保證數據準確性十分重要。不準確的數據就好比是一堆“狗屎”，一點兒價值也沒有。

數據失真問題

在庫存計劃中，企業還面臨數據失真的問題，按時、完整錄入系統的數據并非就一定是真實的數據。那么，什么樣的數據才是真實的數據呢?

除了前面所講的系統錄入問題之外，還有一些數據看似真實，實際上卻已失真，這些數據必須在“數據清洗”階段加以處理，以免造成錯誤的預測結果。

首先，很多制造商要求其代理商每月采購配件庫存訂單，他們還給代理商下達了年度采購任務，任務完成情況與代理商的評獎和返利掛鉤。為了拿到返利，代理商總會想方設法完成配件采購任務，即使不需要的配件也會先采購放進倉庫再說。但是，這些采購數據并非市場和客戶的真實需求，制造商如果根據代理商采購數據預測今后幾個月的需求，誤差將會很大。

其次，代理商為了增加配件銷量，常常舉辦配件促銷活動，打折的配件通常都是客戶需要用的保養件，這類活動只是把客戶未來的需求提前，客戶也因為價格優惠，提前把半年后需要的配件買來放在倉庫里，促銷當月銷量大增，之后幾個月的配件銷量將會下降很多。

如果代理商根據這個月的出庫數據預測未來需求，下個月就必須采購更多的配件庫存。但是，下個月配件恢復原價之后，銷量很可能將會大減，就會產生很多呆滯庫存。

代理商的分公司每月會從代理商總部采購配件庫存，這些采購數據并非客戶的真實需求，只是換到一個離客戶更近的倉庫而已。如果用這類“失真”數據來做庫存計劃，就會產生錯誤的預測。

第三，有些企業客戶，每到年底都會突擊采購，以便完成當年的采購任務。還有一些去海外施工的企業客戶，一次性采購很大批量的配件發往國外，做未來幾年的配件庫存。這些需求都是一次性的，并非當地市場的穩定需求，都屬于配件需求的“失真”數據。

那么，什么才是真實的需求數據呢?終端用戶購買的配件才是真實的需求數據，最準確地反映了市場需求的變化，根據這些數據做出的庫存計劃才更接近實際需求，造成的呆滯庫存最小，滿足客戶需求的概率最大。

制造商如果能夠通過系統獲得第一線客戶購買的實時數據，就能夠采用分布式配件庫存協同戰略(參考《后市場的配件供應協同體系》)，形成制造商中心庫、區域中心庫、代理商和代理商分公司的配件庫存協同，為客戶提供最優的配件供應解決方案——以最小的配件庫存、最快的速度、實現最佳的配件現貨率。

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